En un análisis de la revista Forbes, Neal Hartman, un experto en comunicación gerencial del Massachusetts Institute of Tecnology, nos invita a reflexionar si nuestras reuniones de trabajo son efectivas, ¿acaso los participantes juegan con sus celulares? o ¿en algún momento los participantes se hacen la pregunta sobre lo que están haciendo ahí?
Según estudios, la mayor parte de los empleados consideran las juntas de trabajo como una pérdida de tiempo cuando los objetivos de trabajo no se han establecido correctamente. Por lo tanto, te compartimos consejos que te ayudarán a llevar juntas de trabajo efectivas y que fomentarán un ambiente de participación por parte de tu equipo de trabajo.
A continuación te presentamos los 7 tips más valiosos para lograr este cometido:
1. Pon tus objetivos en claro
Una reunión de trabajo debe tener un propósito específico. Antes de enviar la invitación a la junta, hazte la pregunta ¿Qué es lo que quiero lograr? Normalmente una junta debería llevarte a la toma de decisiones.
En general, tener una junta únicamente para hacer anuncios muy vagos sobre ciertos temas, es una pérdida de tiempo y de recursos. Anímate a hacer un plan de trabajo que considere juntas con objetivos claros.
2. Piensa en los invitados
Cuando convoques una junta, piensa en quiénes realmente son indispensables en la junta. Si estás anunciando un cambio, invita únicamente a aquellos que se verán afectados. Si deseas solucionar un problema, invita a aquellos que son capaces de solucionar el problema. Cuando las personas sienten que lo que discuten es irrelevante, el interés será casi nulo.
De igual manera, es importante crear un ambiente adecuado para realizar las juntas. Muestra tu marca a tu equipo de trabajo y a tus clientes. Por ejemplo, puedes usar unos tapetes de escritorio para brindar una mayor comodidad a los participantes.
Siempre es importante tomar nota de cada uno de los temas tratados durante la reunión. Puedes proporcionar unos porta notas, lo cual facilita la captura de información e incrementa la presencia de tu marca.
3. Apégate al horario
Crea un plan de trabajo en el que puedas establecer los tiempos y las prioridades de la junta. Asigna intervalos de tiempo para cada temática, y envía estos horarios a los participantes. De esta manera, no se perderá el hilo de discusión, y cada minuto de discusión será bien valorado y respetado.
4. No tomes rehenes
Es decir, no permitas que una sola persona acapare todo el tiempo de la junta. Si encuentras a un participante que monopoliza la atención, es necesario hacer recordatorios sobre el tiempo disponible, así como el nivel de participación que a cada uno de los presentes le corresponde.
5. Empieza a tiempo, termina a tiempo
Si eres conocido como alguien que lleva a cabo sus juntas en los tiempos establecidos, ten por seguro que tus colegas harán hasta lo imposible por llegar a tiempo a tus reuniones. La gente valora cuando respetas su tiempo. De igual manera, no hagas juntas de más de 60 minutos. Se ha demostrado que las juntas pierden su efectividad después de una hora.
6. Prohíbe la tecnología
Está probado que cuando permitimos al equipo de trabajo hacer uso de tablets o smartphones, los niveles de concentración y de participación serán bajos. Tampoco se trata de dirigir la reunión autoritariamente y prohibir todo tipo de tecnología; sin embargo, es posible hacer una petición a los participantes para que depositen sus dispositivos móviles en una bandeja cerca de la entrada de la sala de juntas, durante la duración de la misma.
7. Dar Seguimiento
Para evitar los tan comunes mal entendidos del “teléfono descompuesto”, es necesario dar seguimiento a los puntos tratados en la junta. Es importante enviar un correo electrónico en el cual resaltes los temas relevantes de la reunión. De esta manera, los objetivos quedan por escrito.
Las reuniones de negocios pueden ser valiosas y productivas. Únicamente debes de tomar en cuenta los puntos antes mencionados para aumentar su efectividad.
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Fuente: Forbes
